Kurumunuzda yer alan dijital dosyalarınızın sayısı hızla artarken geleneksel saklama yöntemleri bir noktada yetersiz gelmeye başladı mı? Hard disklerinizden bazıları bozuldu, kurtarmaya gönderdiniz fakat istenilen kadar sonuç alamadığınız oldu mu? Özellikle “Yedek, yedek 2, eski hard disk 1, önemliler 2” diye isimlendirdiğiniz klasörler artık iyice birbirine girdi ve aradığınızı bulmakta zorlanıyor musunuz?

Günümüzde tüm bu dijital veriler, kurumunuzun hafızasını oluşturuyor. Ne kadar güçlü ve sağlam bir hafızaya sahip olursanız o kadar güçlü ve emin adımlar atabilir, kendi düşünceleriniz içinde boğulmaktan ve “bu neydi, şu neydi” diye sorgulamaktan kurtulursunuz. Her ne kadar süreci kurumlar için incelemiş olsak da bireysel dijital verilerimiz de bir hafızadır ve bu hafızanın doğru biçimlendirilmesi, konumlandırılması gerekmektedir. Bunu doğru yapmadığınızda, her gün “Amerika’yı bir kez daha keşfetmeye” devam edeceksiniz.

Bu aşamada veri güvenliğini iki koldan ele almamız doğru olacaktır. Bunlardan biri verilerin çalınmalara, kopyalanmalara karşı güvenliği. Bir diğeri ise verilerin silinmeye, kaybolmaya veya değiştirilmeye karşı güvenliği.

Dosya arşivlemek de en az veri güvenliği kadar önemli bir konudur. Depolama alanlarınız birer fabrika gibidir. 5S’i kurumlarınızda işlettiğiniz gibi depolama alanlarında da işletebilir, doğru yerde doğru zamanda doğru bilgiye en kısa yoldan ulaşabilecek bir yöntem belirleyebilirsiniz. En kısa yolun, alelade bir yola göre size katacağı hız küçümsenebilir değildir. Bu hız, günlük olarak dakikalarla ölçülebilir hızlar da olsa, yıllık olarak bazen haftalarca zaman tasarrufu sağlatan hızlardır.

Örneğin doğru arşivleme ile 5 çalışanın her birinin günlük 10 dakika dosya arama/bulma/kaydetme işlerinden tasarruf ettiğini düşünelim. Günlük 50 dakika, haftalık 250 dakika, yıllık 13.000 dakika eder. 13bin dakika yaklaşık 216 saat eder. 216 saat, günde 8 saat çalışan bir çalışanın 27 iş günü. Yani yaklaşık bir buçuk ayı demek oluyor.

Bu örnekle beraber aslında veri güvenliği kadar dosya arşivlemenin de kurum performans ve karlılığı bakımından ne kadar önemli olduğunu söylemek yanlış olmaz.

İşin aslı dosyalarınızı arşivlemek için size “şu metodu izleyin” diye bir öneri veya fikir verme şansım yok. Çünkü her fabrikanın araç gereçleri, bunlara olan ulaşım maliyeti vb. konular nasıl değişkense sizin dosyalarınızın arşivler içinde nasıl ve ne konumda saklanacağı da tamamen sizin inisiyatifinizde olan bir konu.

Gelelim günümüzde dosyalarınızın kaybolma/silinme/değiştirilme gibi konulardan en etkin nasıl koruyacağınıza. Bulut çözümler, yerel sunucular, hard diskler ve hatta flash diskler, CD’ler… Sanırım dosyalarını disketlerde saklayan kalmamıştır.

İşe öncelikle elinizdeki verileri nerede saklanıyor olurlarsa olsunlar sadeleştirerek başlamalısınız. Çiftleyen dosyaları, yanlış klasörlemeleri, gereksiz dosyaları silerek işe başlayabilirsiniz. Böylece güvenli olsun veya olmasın saklayacağınız verinin gerçek boyutunu görme şansınız olacaktır. Ardından bu verileri iki büyük ana fikirde ayırmak doğru olacaktır. Arşivde tutulacaklar, üzerinde sıklıkla çalışılanlar. Bu ayrımı neden yaptığımı yazımın ilerleyen kısımlarında anlatacağım.

Özellikle kurumlarda, “gereksiz” dosyaya pek rastlamazsınız. Asıl sorun, gereksizler değil, aynı dosyadan birkaç tane oluşu ve farklı alanlarda tekrar tekrar saklanmış oluşu. Bunun depolama maliyeti kadar bir de hangi dosya üzerinde çalışıldığı da takip edilemediğinden ciddi iş kayıplarına neden olduğu aşikardır.

Hedeflenen ve içinize sinen bir sadeliğe ulaştığınızda dosyalarınızı modern teknolojilerle saklamanız yerinde olacaktır. Bunun için 2 teknolojiyi ofisinizde bulundurmanızı öneririm.

| NAS ve Bulut Depolama

NAS, yani “network-attached storage” diğer bir deyişle ağ bağlantılı depolama. NAS’lar da geleneksel yöntemler gibi verilerinizi hard-diskte saklar fakat bir farkla; verilerinizi aynı anda ikinci bir hard diske de yazabilir, ağa bağlı bilgisayarları sürekli veya belirtilen zamanlarda yedekleyebilir. Tüm bilgisayarlar ağa bağlı olduğundan yetkileri dahilinde dosyalar üzerinde çalışabilir. Genel olarak Linux tabanlı bir ağ programı üzerinden yönetildiği için birçok diğer yazılıma göre de daha güvenli olduğunu söyleyebiliriz. Tabii bu söylem, “bilgisayarlarınızı korumaya gerek yok” demek anlamına gelmez. Veri güvenliğiniz için ağınızı da bilgisayarlarınızı da hatırı sayılır programlarla korumanız önemlidir.

NAS ofisinizdeki yerel ağa bağlı olduğundan ağ kablolarının transferi hızına sahipsinizdir ki bu hız birçok ofisin internet hızından çok daha yüksektir. Böylece üzerinde ofisçe sık çalışılan dosyalar burada kolaylıkla depolanabilir ve hızla üzerinde çalışılabilir.

Bununla beraber tamamlanan proje dosyaları, geçmiş yıllara ait teklif dosyaları, arşive uygun kurumsal hafızanıza ait tüm video, fotoğraf ve diğer dosyalarınız içinse bulut çözümleri inceleyebilirsiniz.  Bulut çözümlerin “iş” versiyonları birçok harici yazılımla da uyum içinde çalışarak işinizi hızlandırabilir. Örneğin Adobe’a ait proje dosyalarınızı Dropbox ile kolaylıkla yönetebilir bilgisayarınıza hiç indirmeden üzerinde çalışma fırsatı yakalayabilirsiniz.

Bulut üzerindeki tüm geçmiş arşivinizin yedek bir hard diskte de tutmanız yararınıza olabilir. Çünkü arşiv dosyalar değişken değildir ve böylece sürekli bulut ve hard diskinizi eşitlemek zorunda kalmazsınız.

İncelemeye değer birçok bulut hizmeti bulunmakla birlikte en popülerleri, Google Drive, Dropbox, Yandex gibi hizmetlerdir. NAS’lar içinse bir öneride bulunmak zordur. Kurumunuzun toplam veri boyutu ve ağdaki bilgisayar sayısı, veri üretim hızı gibi konular satın almayı etkileyecek konulardır.

Özetle, veri güvenliğinizin sağlanmasında dosya saklama üzerinde durdum. Burada önemli olan depolama alanlarınızı birer fabrika gibi görebiliyor olmanız. Bunu başardığınızda o fabrika için en doğru kuralları siz koyabilirsiniz. Doğru kuralları işlettiğinizde hem verileriniz hızlı/kolay ulaşılabilir olur hem de güncel ve kaliteli veriye sahip olursunuz. Bununla beraber, verilerinizi 2 ayrı saklama yöntemiyle saklamak da kaybolma ve silinmelere karşı en kritik önlemlerden biridir. Bu anlamda NAS’lar özellikle hayalet bir kopya oluşturmasıyla bilindiğinden güçlü bir güvenlik sağlar. Üstelik iç ağ olduğu için transfer hızı yüksektir. Ofisinizin internet hızına bağlı olarak bulutu da tüm bu verileriniz haricinde arşiv amacıyla kullanmanız sizi eskimiş, bozulmaya yüz tutmuş, her yanı bad sectorlerle dolmuş hard disklerden kurtarır ve veri güvenliğinizi kaybolmalara karşı korumuş olur.

Kurumlarınızın hafızası en az kendi hafızamız kadar önemlidir. Umarım, hafızalarınızı güzel, mutlu ve değerli anılarla doldururken tüm bu veriyi en sağlıklı şekilde korur ve hiç veri kaybı yaşamadan çalışmalarınıza devam edebilirsiniz.

Mutlu çalışmalar.