Proje yönetimi, bundan 10 yıl kadar önce özellikli çalışmalar için yapılan kısıtlı sayıda iş modeli olarak görünürken, bugün hem işlerimizi iyileştirme hem de gelişim-girişim fırsatları nedeniyle kurumlarda var edilmek istenen bir iş yapma şekli olarak karşımızda duruyor. Proje yönetiminin kendine has bir dengesi ve döngüsü var. Proje kavramı ve yönetimi üzerine standartlar oluşturuldu, dünya çapında bir uygulama şekli var edilerek verimli olmasına çalışıldı.

Standish Grup tarafından dünya çapında 50.000 proje üzerinde yapılan projelerin sonuçlanabilirliği ile ilgili araştırmada, projelerin sadece %29’unun başarılı, %52’sinin ayakta kalmaya çalışır halde ve %19’unun da başarısız sonuçlandığını gösteriyor. Temel 10 sebeplerin içerisinde 3 tanesinin ortak kesişim kümesi, iletişim olarak verilmektedir. PMI (Project Management Institue) tarafından yayınlanan önemli bir detayda “İletişim temelli olumsuzlukların teknik ve maddi olarak tam ve donanımlı projeleri dahi temelden sarsabildiği” yönündedir. 2014’ten beri iletişim temelli proje kayıpları PMI tarafından etkin bir şekilde gözlenir ve proje sahiplerine ulaştırılır haldedir.

Peki gelelim bizim buralara. İletişim, iş birliği ve ilişki yönetimi konusunda kurumların içerisinde, sosyal yaşamda ne kadar yetkiniz sizce? Kaldı ki proje gibi ortak amaçlara doğru takvimlenmiş, hedefleri net belli, taahhütleri çizilmiş bir çalışma metodunda, kültürel ve bireysel profillerimiz daha da önem kazanmaktadır. Yapılan çalışmalar Türk kültüründe diğer ülkelere göre dolaylı iletişime daha çok yer verildiği, açık ve şeffaf iletişimin çok tercih edilmediğini görüyoruz. Dolayısıyla proje iletişimlerimizde açık, şeffaf ve standart olamıyor. Bu da proje akışlarında ve proje paydaşlarının adanmışlıklarında sıkıntılara, dolayısıyla projenin sonuçlarına olumsuz etkilere kadar gidebiliyor.

Temel soru “projelerimizde en iyi iletişim-ilişki-iş birliği zincirini nasıl kurabileceğimiz” olmalıdır. Kaynaklar ve süreç bunun üzerine inşa edilirse, benzersiz sonuçlar alınması mümkün olacaktır. Bunun en başı projelerde “ortak akıl” üzerinden paydaşların belirlenmesine ve hedefe giden yolda uyum kadar şeffaf olmanın ödüllendirilmesidir.

Paydaşların projelerde etkinliği Agile gibi son dönem metotlarla arttırılıyorsa da, metot kadar açık iletişimi teşvik edecek beyin fırtınası toplantıları yapmak, proje aşamalarındaki tüm hareketlerin paydaşların bilgi, görüş ya da yorumlarına ulaşıyor olması gibi adımlar atılması mühimdir. Bu tür iş yapma ortamları sayesinde sessiz paydaşlar, “mış gibi” yapanlar ya da gördüğü halde ekibi risklere karşı uyarmayarak fırsat kaçırmasına neden olanlar yerine, “tam ve inançlı” paydaşlar ile sonuç alınabilir.

Satın alınan proje yönetim yazılımları, ayırılan bütçeler, barındırılan harika yeteneklere rağmen sihirli kelime “iletişim” oyunun ana zemini değilse, bir daha düşünmek hayli yerinde olur sanırım.

Bu noktada proje ekiplerimizin sağlıklı bir iletişim-ilişki-iş birliği zincirinde olması adına, şu adımlarla bir durumu analiz etmek kıymetli olacaktır.

• Proje paydaşlarının birbirini ve yöneticisini birey olarak tanıması önemlidir.
• Proje paydaşlarının projenin konusuna dair motivasyonları, ihtiyaçları ve bireysel hedeflerini öğrenmek iyi bir başlangıç olacaktır.
• Proje paydaşlarının proje değerlerini ve iletişim kanallarını tam ve net anlamasını sağlamak gerekir.
• Eğer paydaşların operasyonel işleri de devam ediyor ise projeye ayırabilecekleri zaman belirlenmeli, iş yükü ve iletişim zamanları bu kısıta uygun tasarlanmalıdır.
• Projeler genellikle sonuç baskısının yoğun hissedildiği birlikteliklerdir. Bu baskıyı doğru yönetebilmek ve olası çatışmaları önlemek adına liderin geri bildirim noktasında etkin davranması sağlanmalıdır.
• Güven duygusu tüm ekibe yansıtılmalıdır.

Yeni bir iş yapmanın, hizmet/ürün var etmenin, bugünden daha iyi bir yarın sağlanması adına projeler çok önemli araçlardır. Burada kişisel ve ekip katkısını arttırmak, sonuç almak hem kısıtlı kaynakların hakkını vermek hem de yarına güvenle ilerlemek demek olacaktır. İletişim tüm bu güzel sonuçlar için odaklanılmayı hak ediyor gibi görünüyor.

Projeleriniz bol, sonuçlarınız muhteşem olsun.