Yöneticinin Performans Rehberi: Adım Adım Geri Bildirim

Bir yılı geride bırakıp bir diğerine adım attığımız yılın ilk aylarında performans sistem çarkları işleyişinde hız kazanır. Çarklar, kapanılan yılın değerlendirilmesi ve gelen yeni yılın planlanmasına ilişkin son dönüşünü yapar ve nihai sonucunu verir,  bu dönüş yüz yüze görüşme ile hayat bulur. Çark, merkezinde iki ana dişliyi barındırır: değerlendirme (puanlama) ve yapılandırılmış görüşme. Puanlama yaparken objektif, elle tutulur, somut kanıt içeren verileri hesaba katmak, son dönemden ya da birkaç olaydan etkilenmemek, duyguların farkında olarak objektiflikten uzaklaşmamak önem taşır. Yapılan puanlama kadar değerlendirme sonuçlarının sağlıklı aktarımı da görüşmenin seyri açısından belirleyicidir. Bu sürecin amaca hizmet edecek şekilde işleyebilmesi için yöneticiye kuşkusuz büyük ödevler düşer.

Bir görüşmeyi giriş, gelişme ve sonuç akışı içinde düşünecek olursak; yöneticinin bu süreci etkin yönetebilmesi için gideceği yolu önceden planlıyor olmasına ihtiyaç var. İşte size fikir verebilecek görüşme adımları:

Buzları Kırarak Başlayın – Görüşmenin ilk dakikalarının önemini hepimiz biliriz. Sıcak bir karşılama ile can sıkıcı bir yüz ifadesi arasında azımsanmayacak bir fark vardır. Görüşmeye gelen çalışanınızın pozitif duygu durumu ile orada olmasını istiyorsanız buzları kırarak başlayın. Görüşme yapacağınız mekan, zamanlama ve bizzat sizin duygu-mantık dengeniz görüşme etkisinin belirleyicilerinden… Hal hatır sormak, yarım kalmış bir sohbeti tamamlamak, sıcak bir içecek ısmarlayarak görüşmeye başlamak buzları eritmeye birkaç örnek.

Görüşme Amacını ve İzleyeceğiniz Sırayı Anlatın– Belirsizlik stres yaratır. Neden buradayım, nasıl ilerleyeceğiz, acaba yöneticimin aklından neler geçiyor vb. sorular belirebilir. Görüşme amacını ve izlenilecek sırayı belirtmek, görüşme çerçevesini ve gidilecek rotayı çizerek belirginlik sağlayacaktır.

Genel Fikrini Alın – Geçen dönemi nasıl değerlendirdiği ile genel fikrini alarak görüşmeye ilk adımı atabilirsiniz. Böylece diyaloğun giriş bölümünden gelişmeye geçişiniz kolaylaşmış olur. Bu aşamadan sonra görüşme süresince çalışanınızın değerlendirmelerini ve soracağınız sorulara ilişkin notlarınızı almayı unutmayın.

Her Bir Kriterden Sırayla Geçin, Çalışanın Kendini Değerlendirmesini İsteyin –  Değerlendirme yaparken gelişime açık yönler ve güçlü yönler olmak üzere çalışanı iki yönden değerlendirmeye davet etmek gerekir.  Çalışan güçlü yönlerini hangi alanlara kanalize edebilir, hangi alanlarda ek faydalara dönüştürebilir, gelişime açık yanlarını nasıl geliştirebilir, bu yanlara sebep olan etkenler ne vb. sorulara verilecek cevaplar dinlenir. Bu değerlendirmeyi çalışanın kendisinin öncelikli olarak yapması, öz değerlendirme alışkanlığı kazanması açısından son derece önemlidir. Çalışanın bireysel değerlendirmesini yaptığı bu süreçte ona düşündürücü, alternatif ürettirici sorular sorun, analiz etmesini sağlayın ve beklentilerini, ihtiyaçlarını tarafsız bir şekilde sorarak öğrenin.

Kendi Değerlendirmenizi Kanıtlarla Sunun- Şimdi sıra sizin değerlendirmenizde! Çalışanın bireysel değerlendirmesine ek olarak kendi görüşlerinizi kanıtlarla sunmak, itirazları olumlu yaklaşımla karşılamak diyaloğun bu bölümünde kritik önem taşır. Söylemlerinizde tespitlerinizin yanı sıra çözüm önerilerinizin de yer alması çalışanı gelişim açısından destekleyecektir. Bu aşamada kişiselleştirme, genelleme, zihin okuma gibi bilişsel çarpıtmalardan uzak durmanız oldukça önemli.

Mutabık Kalın- Görüşmenin sonuç bölümüne adım atarken mutabık kalındığını gösteren sözcüklerin ifade edilmesi gerekir. “Öyleyse bundan sonra böyle yapıyoruz.” “Özetlersek…”, “O halde eylem adımlarımızı ….  olarak atıyoruz.” şeklinde ortak aklın buluştuğu cümleleri sarf edin.

Gelişim Planı Hazırlayın- Çalışanın güçlü ve gelişime açık yönlerine ilişkin bireysel eylem adımları oluşturmasına destek olun. Hedefe ulaşmak adına çalışanın ihtiyaç duyacağı araçları sunmak, önerilerde bulunmak, araştırma konuları vermek gibi destekleyici rol üstlenmek bu aşamada önem taşır.

Teşekkür Edin- Performans görüşmesi sona ererken bir yıl boyunca sergilediği performans için teşekkür etme, ek katkı ve önerilerini alma zamanı gelmiştir. Bu görüşmenin her iki taraf için de kazanım olduğunu vurgulamayı,  teşvik edici ve olumlu söylemlerle görüşmeyi sonlandırmayı unutmayın.

 


Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir